#Inviter et gérer les participants

La liste des participants montre qui a été invité, qui a répondu, qui attend une approbation et qui est sur la liste d’attente. Vérifiez la réponse de la personne et l’envoi de son courriel avant de la contacter de nouveau.

#Ajouter et inviter

Ajoutez un invité avec une adresse courriel valide. Pour un événement de groupe, vous pouvez aussi sélectionner des membres à ajouter. Vérifiez la réponse choisie pour chaque personne et si une invitation doit encore être envoyée. Faire partie du groupe ne signifie pas que la personne a accepté de participer.

Utilisez le lien général pour partager la page de l’événement. Un lien personnel donne accès en tant qu’invité précis. Transmettez-le seulement à cette personne. Sa réinitialisation rend l’ancien lien inutilisable. Ne supposez pas qu’elle déconnecte tous les navigateurs ayant déjà obtenu un accès.

#Examiner la participation

Les vues et filtres disponibles aident à retrouver les demandes et les réponses. Vous pouvez examiner les demandes d’approbation, modifier une réponse lorsque c’est permis et gérer les personnes en attente. Une approbation dépend des places disponibles : elle peut mener à la liste d’attente plutôt qu’à une présence confirmée. Dépasser la capacité ou l’ordre d’attente demande une décision explicite.

Lisez la confirmation avant de refuser ou de retirer une personne. Ces actions ne remplacent pas la correction d’une faute de frappe. L’adresse courriel d’un invité n’est pas modifiable : il faut retirer l’ancien invité et en ajouter un nouveau avec la bonne adresse. Les mémos privés servent à la gestion, pas à communiquer avec les autres participants.

#Comprendre le résultat

Consultez l’historique d’un invité pour voir ses changements de réponse et les courriels envoyés. Après un changement de réponse, un nouveau courriel peut être nécessaire même si le précédent a bien été envoyé. Utilisez l’option d’envoi ou de renvoi proposée plutôt que d’ajouter la personne de nouveau.

Un problème d’envoi n’annule pas une modification de participation enregistrée. Vérifiez le statut séparément. Un courriel envoyé ne prouve pas qu’il a été lu.

Consultez les conditions de participation et la communication.